Términos y Condiciones de Uso — Waiify

1. Datos de Identificación

• Nombre comercial: Waiify
• Naturaleza: Plataforma de software como servicio (SaaS)
• Dirección: CL 77 SUR 47 - 7 ED AZAHAR AP 401, Sabaneta, Antioquia, Colombia
• Correo de contacto: hola@waiify.com
• Teléfono: +57 313 508 0062
• País de operación: República de Colombia
• Legislación aplicable: Leyes de la República de Colombia

Waiify es una plataforma tecnológica orientada a la automatización inteligente de procesos de ventas y atención al cliente para micro y pequeñas empresas de Colombia y Latinoamérica, mediante agentes conversacionales con inteligencia artificial integrados principalmente con WhatsApp Business.

2. Aceptación de los Términos

Al registrarse, acceder o utilizar los servicios de Waiify, el usuario declara haber leído, comprendido y aceptado en su totalidad los presentes Términos y Condiciones, así como la Política de Privacidad y la Política de Cookies de la plataforma.

Si el usuario actúa en nombre de una empresa u organización, declara tener la autoridad legal para vincularla a estos términos.

Si no está de acuerdo con alguna de las condiciones aquí establecidas, deberá abstenerse de usar la plataforma.

3. Descripción del Servicio

Waiify es una plataforma SaaS que ofrece a negocios locales las siguientes funcionalidades principales:

• Asistente conversacional con inteligencia artificial integrado con WhatsApp Business Platform.
• Seguimiento automático de leads con recontactos programados y clasificación inteligente.
• Widget web embebible para captura y calificación de prospectos.
• CRM ligero integrado con gestión de contactos, historial de conversaciones y etiquetas.
• Reportes automáticos en lenguaje natural con métricas clave del negocio.
• Panel de administración multi-tenant accesible desde cualquier dispositivo.

El servicio se presta bajo modalidad de suscripción con un período de prueba gratuito. Las condiciones exactas del período de prueba se especifican en la página de precios de la plataforma.

Waiify se reserva el derecho de modificar, suspender o descontinuar cualquier funcionalidad, notificando a los usuarios con al menos 15 días de anticipación cuando el cambio sea significativo.

4. Registro y Cuenta de Usuario

4.1 Requisitos

Para usar Waiify, el usuario debe:

• Ser mayor de 18 años o representante legal de una empresa legalmente constituida.
• Proporcionar información veraz, completa y actualizada durante el registro.
• Contar con una cuenta de WhatsApp Business activa o estar en proceso de obtenerla.

4.2 Responsabilidad de la cuenta

El usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso. Waiify no se responsabiliza por accesos no autorizados derivados de negligencia del usuario en el cuidado de su contraseña.

El usuario debe notificar de inmediato a Waiify ante cualquier uso no autorizado de su cuenta escribiendo a hola@waiify.com.

4.3 Una cuenta por negocio

Cada cuenta corresponde a un negocio o tenant. El uso de una misma cuenta para múltiples negocios sin el plan correspondiente está prohibido y puede resultar en la suspensión de la cuenta.

5. Planes, Suscripción y Pagos

5.1 Planes disponibles

Waiify ofrece cuatro modalidades de plan: Básico, Profesional, Empresarial y Enterprise. Cada plan incluye diferentes límites de interacciones mensuales, número de asistentes virtuales, integraciones disponibles y niveles de soporte.

Los detalles completos de funcionalidades y precios vigentes se publican en waiify.com/precios. Los cambios de precio en planes ya activos se notificarán con al menos 30 días de anticipación.

5.2 Definición de interacción

Una "interacción" se define como cada mensaje recibido y procesado por el agente conversacional de Waiify. Al alcanzar el 80% y el 100% del límite mensual, Waiify notificará al usuario por correo electrónico.

5.3 Cambio de plan

El usuario puede actualizar o reducir su plan en cualquier momento desde el panel de administración. Los cambios aplican a partir del siguiente ciclo de facturación, salvo upgrades inmediatos que se facturan de forma proporcional.

5.4 Facturación

• Los cobros se realizan de forma anticipada al inicio de cada período (mensual o anual).
• En Colombia, los precios pueden estar sujetos al IVA del 19% según el Estatuto Tributario colombiano.
• Las facturas electrónicas se emiten conforme a la normativa de la DIAN vigente.
• Los precios en USD se convierten a COP según la TRM vigente en la fecha del cobro.

5.5 Medios de pago

Waiify acepta pagos mediante tarjeta de crédito, débito y pasarelas de pago habilitadas. Los datos de pago son procesados por terceros certificados y no son almacenados directamente en los servidores de Waiify.

5.6 Renovación automática

Los planes se renuevan automáticamente al vencer el período contratado. El usuario puede desactivar la renovación automática desde su panel con al menos 48 horas de anticipación al siguiente cobro.

6. Política de Reembolsos y Cancelaciones

6.1 Período de prueba

Durante el período de prueba gratuita no se realizan cobros. Al finalizar, si el usuario no cancela, se activará el plan seleccionado y se procesará el primer cobro automáticamente.

6.2 Condiciones para reembolso

• Planes mensuales: no se otorgan reembolsos una vez procesado el cobro del período en curso.
• Planes anuales: reembolso proporcional a los meses no utilizados si la solicitud se realiza dentro de los primeros 30 días calendario.
• Planes en promoción o con descuento especial: no aplica reembolso bajo ninguna circunstancia.

6.3 Cancelación

El usuario puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde el panel de administración. Al cancelar:

• El servicio permanece activo hasta el último día del período ya pagado.
• No se realizan cobros adicionales en ciclos futuros.
• Los datos del negocio se conservan por 30 días después de la cancelación, tras los cuales son eliminados permanentemente.

6.4 Procedimiento para solicitar reembolso

1. Enviar correo a hola@waiify.com con asunto: "Solicitud de reembolso – [nombre del negocio]".
2. Incluir: nombre del negocio registrado, correo de la cuenta y motivo detallado.
3. Waiify responderá dentro de los 5 días hábiles siguientes.
4. Si el reembolso procede, se procesará dentro de los 10 días hábiles posteriores a la aprobación.

6.5 Casos en que NO aplica reembolso

• Incumplimiento de los presentes Términos y Condiciones por parte del usuario.
• Suspensión de cuenta por uso indebido o actividades prohibidas.
• Interrupciones causadas por Meta (WhatsApp), Google, OpenAI u otros proveedores externos.
• Cambios en las políticas de WhatsApp Business Platform que afecten la operación del usuario.
• Fallas de conectividad o infraestructura del lado del usuario.

7. Uso Aceptable y Usos Prohibidos

7.1 Usos permitidos

Waiify está diseñado exclusivamente para:

• Automatizar la atención al cliente de negocios legalmente constituidos o en operación.
• Gestionar leads y prospectos de manera ética y con consentimiento del usuario final.
• Agendar citas, responder consultas y realizar seguimiento comercial legítimo.

7.2 Usos prohibidos

Está expresamente prohibido usar Waiify para:

• Enviar mensajes no solicitados (spam) en violación de la Ley 1341 de 2009 de Colombia o de las políticas de mensajería de Meta.
• Recopilar datos personales sin el consentimiento del titular, en violación de la Ley 1581 de 2012.
• Actividades ilícitas, fraudulentas o que violen derechos de terceros.
• Distribuir contenido engañoso, difamatorio, obsceno o que incite al odio o a la discriminación.
• Intentar vulnerar la seguridad de la plataforma, realizar ingeniería inversa o extraer el código fuente.
• Revender o sublicenciar el acceso a la plataforma sin autorización expresa de Waiify.
• Usar la plataforma para actividades relacionadas con organizaciones al margen de la ley.
• Suplantar la identidad de personas naturales o jurídicas.

El incumplimiento de esta sección faculta a Waiify para suspender o terminar la cuenta de forma inmediata, sin previo aviso y sin lugar a reembolso.

8. Uso de Inteligencia Artificial

8.1 Naturaleza del agente

El agente conversacional de Waiify está impulsado por modelos de lenguaje generativo de terceros, que pueden incluir Google Gemini API y OpenAI API. Las respuestas generadas son automáticas y basadas en el contexto y la información configurada por el usuario en la plataforma.

8.2 Limitaciones

• Waiify no garantiza que el 100% de las respuestas generadas por la IA sean precisas, completas o apropiadas para todas las situaciones posibles.
• El usuario es responsable de revisar, configurar y supervisar adecuadamente el agente para que sus respuestas se ajusten a la realidad y las políticas de su negocio.
• Waiify no se responsabiliza por decisiones comerciales tomadas por los clientes finales del usuario basadas en respuestas automáticas del agente.

8.3 Supervisión humana recomendada

Se recomienda que el usuario mantenga supervisión periódica de las conversaciones gestionadas por el agente y habilite la opción de transferencia a un agente humano en casos complejos, sensibles o de alto valor comercial.

9. Integración con WhatsApp Business Platform

• El uso de WhatsApp a través de Waiify está sujeto a los Términos de Servicio de WhatsApp Business y a las Políticas de uso de la API de Meta Platforms, Inc.
• Waiify actúa como proveedor de soluciones tecnológicas sobre WhatsApp Business Platform y no tiene control sobre las decisiones de Meta respecto a la suspensión, modificación o terminación del servicio.
• La Cuenta de WhatsApp Business (WABA) y los números de teléfono conectados son propiedad del usuario. Waiify accede a ellos únicamente mediante la autorización que el usuario otorga a través del flujo de conexión alojado por Meta, y dicha autorización es revocable en cualquier momento.
• El usuario es responsable de obtener y mantener vigente su cuenta de WhatsApp Business, así como de cumplir con todas las políticas de mensajería de Meta.
• Waiify no se responsabiliza por la suspensión del número de WhatsApp del usuario derivada de infracciones a las políticas de Meta o por cambios unilaterales de Meta en sus condiciones de servicio.

10. Propiedad Intelectual

10.1 Propiedad de Waiify

Todo el código fuente, diseño, marca, logotipos, algoritmos, documentación y demás elementos de la plataforma son propiedad intelectual de Waiify y están protegidos por las leyes colombianas de propiedad intelectual, incluyendo la Ley 23 de 1982 y la Decisión Andina 351 de 1993.

10.2 Propiedad del usuario

Los datos, conversaciones, contactos e información generada por el negocio del usuario dentro de la plataforma son de su exclusiva propiedad. Waiify no los vende, transfiere ni utiliza con fines distintos a la prestación del servicio contratado.

10.3 Licencia de uso

Waiify otorga al usuario una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar la plataforma durante la vigencia de su suscripción activa. Esta licencia no incluye el derecho a copiar, modificar, distribuir o crear obras derivadas de la plataforma.

11. Disponibilidad del Servicio y Garantías

11.1 Disponibilidad

Waiify se compromete a mantener una disponibilidad del servicio del 99.5% mensual (uptime), excluyendo mantenimientos programados notificados con anticipación y eventos de fuerza mayor.

11.2 Mantenimientos programados

Los mantenimientos programados se realizarán preferiblemente en horarios de baja demanda (entre 2:00 a.m. y 5:00 a.m., hora Colombia) y serán notificados por correo electrónico con al menos 24 horas de anticipación.

11.3 Limitación de garantías

El servicio se presta en el estado en que se encuentra (as-is). Waiify no garantiza que la plataforma esté libre de errores, interrupciones o vulnerabilidades, ni que cumpla con todos los requisitos específicos de cada negocio.

12. Limitación de Responsabilidad

En la máxima medida permitida por la legislación colombiana, Waiify no será responsable por:

• Pérdidas de ingresos, clientes o negocios derivadas del uso o imposibilidad de uso de la plataforma.
• Daños indirectos, incidentales, especiales o consecuentes de cualquier naturaleza.
• Fallas en servicios de terceros como Meta, Google, OpenAI o proveedores de infraestructura.
• Pérdida de datos por causas de fuerza mayor o caso fortuito, según el Artículo 64 del Código Civil colombiano.
• Decisiones comerciales tomadas por el usuario con base en los reportes o métricas generadas por la plataforma.

La responsabilidad máxima total de Waiify ante el usuario no superará el valor total pagado por el usuario en los últimos 3 meses de suscripción activa.

13. Protección de Datos Personales

El tratamiento de datos personales por parte de Waiify se rige por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia.

El usuario, al registrarse, autoriza expresamente a Waiify para recopilar y tratar sus datos personales con las finalidades descritas en la Política de Privacidad.

El usuario, como responsable del tratamiento de los datos de sus propios clientes finales, deberá obtener las autorizaciones correspondientes conforme a la Ley 1581 de 2012 antes de procesarlos a través de la plataforma de Waiify.

14. Legislación Aplicable y Solución de Conflictos

14.1 Legislación aplicable

Los presentes Términos y Condiciones se rigen e interpretan de conformidad con las leyes de la República de Colombia, incluyendo:

• Ley 527 de 1999 — Comercio electrónico
• Ley 1480 de 2011 — Estatuto del Consumidor
• Ley 1581 de 2012 — Protección de datos personales
• Ley 1341 de 2009 — Tecnologías de la información y las comunicaciones
• Código de Comercio colombiano

14.2 Solución de conflictos

Ante cualquier diferencia o controversia, las partes acuerdan el siguiente procedimiento:

1. Etapa 1 — Conciliación directa: Las partes intentarán resolver el conflicto directamente dentro de los 15 días hábiles siguientes a la notificación escrita.
2. Etapa 2 — Conciliación extrajudicial: Si no se llega a un acuerdo, se acudirá a un Centro de Conciliación debidamente autorizado en Colombia.
3. Etapa 3 — Jurisdicción competente: De no resolverse, el conflicto se someterá a los jueces competentes de Bogotá D.C., Colombia.

Los usuarios también pueden presentar reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como autoridad de protección al consumidor en Colombia (www.sic.gov.co).

15. Modificaciones a los Términos

Waiify se reserva el derecho de modificar los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento. Los cambios serán notificados al correo registrado del usuario con al menos 15 días de anticipación. El uso continuado de la plataforma después de dicha notificación constituye aceptación de los términos actualizados.

La versión vigente estará siempre disponible en waiify.com/terminos-condiciones.

16. Contacto

• Correo: hola@waiify.com
• Asunto sugerido: "Consulta Términos y Condiciones"
• Tiempo de respuesta: máximo 5 días hábiles

Al usar Waiify, usted confirma que ha leído, comprendido y aceptado estos Términos y Condiciones en su totalidad.